پیدا کردن ثبات و بازخورد آن

1. تغییر فرهنگ محیط کار از طریق مدیران

اگر شما یک کارمند هستید که کنترل کمی بر روی برنامه‌ریزیتان دارید، ممکن است ایده‌های کمی برای یافتن تمرکز داشته باشید. در اینحالت یکی از دو مورد زیر را به شما پیشنهاد می‌دهم:

1- یافتن یک روش توسط خودتان

2- خریدن یک نسخه از این کتاب برای رئیستان

ادامه این فصل مناسب مدیران است؛ مدیرانی که بر روی برنامه‌ریزی کارمندانشان کنترل دارند، یا تأثیر مستقیمی بر روی کار اشخاص دارند.

مشکل: محل‌کارهای مدرن برای داشتن بهره‌وری و فعالیت مفید به خود افتخار می‌کنند اما واقعیت این است که این نوع اماکن خسته‌کننده بوده و باعث عدم تمرکز کارمندان می‌شوند؛ معمولاً توسط ایمیل، تماس‌های تلفنی، نوتیفیکیشن‌ها و… تمرکزشان را از دست خواهند داد.

این نوع حواسپرتی‌ها باعث از بین بردن تمرکز، افزایش استرس خواهند شد و در نهایت به محیط کار لطمه خواهند زد.

اتلاف وقت کار مهمی نیست؛ کارمند می‌تواند کل روز خود را به خواندن ایمیل، جواب دادن به تماس‌های تلفن، حضور در جلسات بگذراند و در نهایت در طول روز کارهای مهم را انجام ندهد. چیزی که مهم است خلق، تولید محصول/ایده و یا کاری است که تبدیل به چهارچوب و اساس کسب‌و کار خواهد شد. بهبود کیفیت محصولی است که مشتری به آن توجه خواهد کرد. ارائه خدمات بهتر است. در مجموع اتلاف وقت کار ارزشمندی نمی‌باشد؛ زیرا باعث ایجاد وقفه در برنامه‌ریزی و هدر رفتن زمان کاریمان می‌باشد.

راه‌حل: محیطی ایجاد کنید که تمرکز در آن ممکن باشد.

محیط‌های زیادی برای نمونه وجود دارند اما برای اینکه دیدی از حالت‌های ممکن داشته باشید موارد زیر به شما کمک خواهند کرد:

• کارمند وارد محل کار می‌شود و سه تا 5 کار مهمی که برای امروز نیاز است انجام شوند و بیشترین تأثیر را بر روی شرکت و یا سازمان خواهند داشت را انتخاب خواهد کرد؛ تا اینجا کارمند صندوق پستی خود را بررسی نمی‌کند تنها تمرکز و سکوت حاکم است.

• سپس تمامی نوتیفیکیشن‌ها و عواملی که باعث حواسپرتی می‌شوند را مسدود کرده و بر روی اولین کار در لیست تمرکز خواهد کرد.

• سپس ممکن است صندوق پستی خود را بررسی کند و آن‌هایی که زمان کمتری را نیاز دارند به سرعت به مدت 30 دقیقه یا بیشتر بررسی خواهد کرد.

• در طول روز، تمرکز بر روی کارهایی است که مهم هستند. تعداد کمی جلسه و تماس تلفنی باعث اختلال در انجام کارها خواهند شد.

• در پایان روز، کارمندان ممکن است جلسات کوتاهی با شما جهت مرور روز کاری، بررسی مشکلات، با شاید توافق بر سر کارهای روز بعد داشته باشند. جلسات باید کمتر برگذار شوند زیرا پروسه ی زمانبری هستند و باعث اختلال در تمرکز و انجام کارها خواهند شد. پس باید تا جایی که امکان دارد کوتاه باشد.

این تنها یک روش برای ایجاد یک محیط برای تمرکز است، اما شاید برای همه راه‌حل مناسبی نباشد. ایده‌های زیادی وجود دارند که ممکن است برای ایجاد چنین محیط‌هایی به شما کمک کنند شامل:

دوشنبه‌های بدون ایمیل: دسترسی نداشتن به ایمیل کل روز به شما این امکان را خواهد داد تا بر روی موضوعات مهم دیگری تمرکز داشته باشید.

هدفون: به کارمندان امکان استفاده از هدفون را بدهید؛ اینکار باعث جلوگیری از حواسپرتی خواهد شد.

به کارمندان امکان دورکاری از منزل را یک یا دو روز در هفته بدهید؛ در آخر روز می‌تواند گزارش عملکرد آن‌ها را بررسی کنید. اینکار حواسپرتی محل کار را از کارمند خواهد گرفت سپس نتیجه را ارزیابی کنید.

اینترنت را به مدت یکی دو ساعت در روز قطع کنید. قطع ارتباط از اینترنت ممکن است کار درستی نباشد، اما به افراد این فرصت را خواهد داد تا کارهای خود را تکمیل کنند. کارهایی که نیاز به دسترسی به اینترنت دارند، بهتر است قبل از زمان قطع ارتباط انجام شوند.

ایجاد محیطی که تمرکز در آن حاکم باشد، مزیت خوبی برای یک سازمان محسوب می‌شود.

تغییر فرهنگ محیط کار: سوالی که مطرح می‌شود این است که چگونه محیط کاریمان را به یک محیط مملو از تمرکز تغییر دهیم. اینکار آسان نیست، حتی اگر کنترل کاملی بر روی محیط کاری خود داشته باشید و یا اگر یک مدیر میانی هستید که کنترلی بر روی مدیریت مجموعه ندارد. موارد زیر به شما کمک خواهند کرد:

1- تهیه یک نسخه از این کتاب برای کارمندانتان. این نسخه از کتاب را می‌تواند به‌صورت رایگان بین همکارانتان توزیع کنید یا می‌توانید نسخه دیجیتال این کتاب را خریداری نمائید. این کتاب برای رسیدن به یک نقطه مشترک شروعی خوبی می‌تواند باشد.

2- صحبت کنید. به‌صورت ساده با همکارانتان در رابطه با مشکلات حواسپرتی و روش‌های یافتن تمرکز بحث و گفتگو کنید.

3- تغییرات کوچکی را انجام دهید. نیازی نیست یک شبه تغییرات اساسی ایجاد کنید. به فکر انجام تغییرات ساده اما قدرتمند باشید.

4- اعمال تغییرات کوچک: کاهش تعداد جلسات، داشتن ساعات بدون ایمیل، اینترنت در طول روز، حضور در اتاق سکوت، تشویق افراد به خاموش کردن تلفن‌های همراهو استفاده از هدفون به جای آن، اختصاص زمان‌های خاص به چک کردن ایمیل و غیره. در طول زمان تغییرات انجام خواهند گرفت کافی است صبور، مشتاق و مثبت اندیش باشید و مهم‌تر از همه ایده‌هایتان را به‌صورت عملی پیاده‌سازی کنید.