غیر چند کاری و بهره وری
2: غیر چند کاری و بهره وری
«همه حواستان را به کاری که دارید انجام می‌دهید متمرکز کنید. اشعه خورشید هم تا زمانی که در یک نقطه متمرکز نشده است، شعله ور نخواهد شد». الکساندر گراهام بل
بیشتر ما در عصر «چند کار همزمان» واقع شده‌ایم؛ عصری که اگر نتوانی چند کار را همزمان با هم انجام دهی، کارت «بهینه» تعریف نمی‌شود. همواره آموخته‌ایم با یک تیر چند نشان بزنیم. عمدتاً زمانی که در حال نوشتن مطلبی در کامپیوترمان هستیم، همزمان با تلفن صحبت می‌کنیم، چیزهایی بر کاغذ می‌نویسیم و اسناد و مدارک را زیر و رو می‌کنیم و گاها همه این‌ها را در اثنای یک جلسه پیش می‌بریم. این تعریف یک کارمند مؤثر و کارا و کارآیی بهینه در نظر ماست.
زمانی که ایمیل‌ها و پیغام‌های اینترنتی و وبلاگ‌ها و بقیه اینترنت به ما حمله می‌کنند، چندکارگی از اختیار و کنترل ما خارج می‌شود. حال به عبث انتظار داریم ده کار همزمان را در کامپیوتر انجام دهیم، روی کاغذ بنویسیم، به تلفن‌ها و جلسات و ارسال پیغام هم توجه داشته باشیم. امروزه می‌توان گفت که چندکارگی دیگر فقط «بهینه کار کردن» نیست؛ یک سبک زندگی نو است.
اگر چه چنین سبک زندگی اساساً خیلی مفید و لزوماً روش بهینه ای برای کار کردن نیست. ذکر چند نکته ضروری به نظر می‌رسد:
• چند کارگی، به دلیل نیاز به پراکندگی توجه به یک کار جدید و مدیریت دوباره آن به کار پیشین، کارآیی کمی دارد.
• چند کارگی پیچیده تر است و به همین دلیل فشار و تنش و مشکلات زیادی را با خودش به همراه دارد.
• چند کارگی دنیای در هم ریخته و نامنظم و آشفته ای است و در میان آن فضای بسیار کمی برای آرامش و راحتی می‌توان یافت.
• مغزهای ما اساساً می‌توانند فقط «یک کار» در زمان مشخص را به طور کامل انجام دهند و بنابراین زمانی که بین کارهای مختلف تمرکزمان را توزیع می‌کنیم، مغزمان می‌آموزد که توجه را در زمان‌های کوتاه تر متمرکز کند. پس از مدتی توانایی تمرکزمان در زمان به شدت کاهش می‌یابد.
زندگی تک کاری (مدیریت توجه)
حال یک زندگی «تک کاره» را در نظر آورید. فرض کنید از خواب بیدار می‌شوید و به جای دوی هر روز، برای تفریح از خانه بیرون می‌روید. هیچ چیزی جز دویدن در ذهنتان نمی‌آید و با تمام توان و وجودتان انجامش می‌دهید. پس از آن صبحانه می‌خورید، از ذره ذره و لقمه لقمه غذای غیرفرآوری شده و طبیعی‌تان لذت می‌برید. رمانی می‌خوانید، آن چنان که گویی هیچ کار دیگری در دنیا ندارید. کارهایتان را تک به تک انجام می‌دهید و پس از اتمام یک کار با توجه و تمرکز کامل به کار دیگر می‌رسید. زمانتان را با کسانی که دوستشان دارید چنان می‌گذرانید که انگار هیچ کار دیگری برای انجام دادنش ندارید.
همه این‌ها در نقل قول زیبایی از «چارلز دیکنز» به خوبی نشان داده شده است: «هر کاری را انجام می‌داد، انگار هیچ کار دیگری غیر از آن ندارد.» چنین زندگانی آن چنان است که به طور کامل در لحظه «زندگی» می‌شود و با همه وجودتان آن را زندگی می‌کنید. خواه انجام یک پروژه کاری باشد یا تهیه چای سبز.
اگر چنین زندگی کنید، با رعایت چند اصل ساده، نتایج شگفت آورش را مشاهده خواهید کرد:
• با تمرکز بیشتری کار خواهید کرد.
• کارآیی بیشتری خواهید داشت.
• در هر چیزی که انجام می‌دهید بهتر عمل خواهید کرد.
• زمان تنهایی‌تان کیفیت بهتری خواهد داشت.
• زمانتان با خانواده پرمعناتر خواهد بود.
• موقع کتاب خوانی کمتر دچار پرت شدن حواس خواهید شد.
• در هر عملی که نیازمند صرف توجه و زمانتان است، با تمام وجود غرق خواهید شد.
چگونه چنین زندگی کنیم؟
در ظاهر چنین سبکی از زندگی ساده است، اما واقعاً چگونه بدین سان باید زندگی کرد؟ آیا به همین سادگی بیانش است یا انجام دادنش غیر ممکن است؟ البته چنین زندگی کردنی طبیعتاً نیاز به تمرین خواهد داشت.
1. هوشیار شوید. زمانی که شروع به انجام کاری می‌کنید، با هوشیاری و توجه و دقت تمام کار کنید. توجهتان را به کارهای دیگرتان معطوف نکنید. مدیریت توجه نخستین و مهم‌ترین گام برای شروع چنین سبکی از زندگی است.
2. خودتان را از شر مزاحمت‌ها رها کنید. اگر می‌خواهید مطالعه کنید، هر چیزی غیر از خودتان و کتابتان را از محیط دور کنید. اگر می‌خواهید ایمیلی ارسال کنید، همه تب‌های مرورگر را ببندید و فقط پنجره ایمیلتان را باز نگه دارید. اگر می‌خواهید بخشی از کارتان را انجام دهید، همه کارهای دیگر را به کناری بگذارید و تلفنتان را خاموش کنید. اگر می‌خواهید غذا صرف کنید، دور از تلویزیون و کامپیوتر و همه وسایل مزاحم دیگر این کار را انجام دهید.
3. هوشمندانه انتخاب کنید. بی دلیل کاری را شروع نکنید، قبل از انجام حتماً به حد کافی رویش فکر کنید. آیا واقعاً می‌خواهید تلویزیون تماشا کنید؟ واقعاً باید همین الان ایمیل ارسال کنید؟ آیا هیچ کار مهم دیگری برای انجام دادن ندارید؟
4. خودتان را وقف انجام آن کار به خصوص کنید. اگر می‌خواهید «چای» درست کنید، با تمام وجودتان آن را انجام دهید. هر کار دیگری غیر از چای درست کردن را به بعد موکول کنید. اگر قرار است گفتگویی داشته باشید، با دقت و فعالانه گوش کنید و با تمام وجودتان در گفتگو مشارکت کنید. اگر می‌خواهید تخت خوابتان را مرتب کنید، با تمام وجود و توانایی هایتان آن را مرتب کنید.
5. تمرین کنید. البته همه این اتفاقات قرار نیست یک شبه بیفتند. می‌توانید از همین الان شروع کنید، و قطعاً در ابتدا نتایج خوبی نخواهید گرفت. اما ناامید نشوید و روزانه تمرین کنید. هیچ کار دیگری غیر از تمرین «تک کاری» انجام ندهید.
بهره وری تک کارگی
تا اینجا هر چه گفتیم مربوط به موارد عمومی بود که با رعایت آن‌ها زندگی و کار در مجموع بهتری خواهید داشت. آنچه بعد از این می‌آید مخصوص افزایش «بهره وری» در کار شماست:
1. هر روز وظایف و اعمال مشخصی برای انجام دادن انتخاب کنید. به جای لیست‌های بلند بالای کارها، لیست‌های کوتاه تر منتشر کنید. مثلاً 1 تا 3 کار می‌تواند در روز به طور کامل انجام گیرد. این لیست «مهم‌ترین اعمال روزانه» شماست. کارهایی که باید بالاترین درجه اهمیت روزانه و بالاترین تأثیر بر زندگی روزمره شما را داشته باشند.
2. قبل از اتمام موارد لیست «مهم‌ترین اعمال روزانه» هیچ کار متفرقه دیگری انجام ندهید. از چک کردن ایمیل‌هایتان، فیس بوک، توئیتر، وبلاگ، انجمن‌های آنلاین و سایت‌های خبری بپرهیزید. اولین کارتان در آغاز روز ایجاد لیست «مهم‌ترین اعمال روزانه» تان باشد.
3. از شر مزاحمت‌ها خلاص شوید. تلفنتان را خاموش کنید، مرورگرتان را ببندید و اگر توانش را دارید، اتصالتان به اینترنت را هم قطع کنید.
4. یک عمل در یک زمان مشخص. همه چیز را ساده بگذرانید. یک عمل را با دقت و توجه تمام تمام کنید و سپس به سراغ دیگری بروید.
5. در برابر وسوسه چک کردن ایمیل‌ها و اینترنت مقاومت کنید. یک نفس عمیق بکشید، دوباره تمرکز کنید و به کاری که در حال انجامش هستید بازگردید.
6. تا زمان اتمام «مهم‌ترین اعمال روزانه» به آن وفادار بمانید. پس از آن وقت برای چک کردن ایمیل‌ها، کاغذنویسی و اعمال روزانه‌تان دارید. اگر وقتتان اجازه می‌دهید لیست بعدی «مهم‌ترین اعمال روزانه» را آماده کنید.
7. وسوسه انجام دیگر کارها را جایی یادداشت کنید. این یادداشت‌ها می‌توانند حتی ایده‌هایی باشند که در لحظه به ذهنتان خطور می‌کنند. فقط چند خط کوتاه بنویسید و به لیست «مهم‌ترین اعمال روزانه» تان بازگردید. به این ترتیب توجهتان از کاری که در حال انجامش هستید منحرف نمی‌شود و نیازی به تلاش برای یادآوری این مسائل ندارید.
8. نفس‌های عمیق بکشید، حرکات کششی انجام دهید و به خودتان استراحت بدهید. از زندگی لذت ببرید، بیرون بروید و از طبیعت لذت ببرید. به فکر سلامتی‌تان باشید.
یک لیست خیلی کوتاه از فعالیت‌های روزانه بنویسید، از مزاحمت‌ها رهایی یابید و تنها یک عمل در زمان انجام دهید تا زمانی که لیستتان به اتمام برسد. این ریشه و اساس «تک کارگی» است.
در مورد انجام چند پروژه و چندکارگی
تفاوت آشکاری بین انجام چند پروژه در یک روز و انجام همزمان چند کار با هم (چند کارگی) وجود دارد. چند کارگی کارآیی شما را کاهش می‌دهد، در حالی که تقسیم چند پروژه به پروژه‌های منفرد با مدیریت توجه به هر کدام از آن‌ها «کارآیی» شما را افزایش می‌دهد.
گاها لازم است چندین پروژه را انجام دهید، و البته با تمرکز کامل (موردی که برای خیلی از مردم صادق نیست.) اگر همواره روی یک پروژه در زمان هم تمرکز می‌کنید، گاها باید منتظر بمانید تا شخص دیگری بقیه کار را ادامه داده و به شما پاسخ لازم را برساند تا کار را ادامه دهید. خب در این صورت چه کنیم؟ یا وقتی دیگران آن بخش از کار را انجام می‌دهند، چه کنیم؟ در این موارد شاید منتظر ماندن مصداق «وقت کُشی» بوده باشد. در این موارد می‌توان به فعالیت بعدی یا بعدتر فکر کرد و متمرکز شد. در همه این زمان‌ها شما در حال انجام یک «عمل مشخص» هستید و تا به پایان بردنش هم با تمرکز کامل کار می‌کنید.
به خاطر داشته باشید که پذیرش و انجام چندین پروژه در یک زمان می‌تواند خطرناک باشد. در حد امکان هر چه کمتر، بهتر است. اگر قادر به انجام پروژه ای هستید که قرار نیست مدت زمان زیادی «وقت کُشی» داشته باشید، به انجامش بپردازید. به این ترتیب پروژه‌هایتان با سرعت بیشتری به اتمام می‌رسند و در ضمن می‌توانید در زمان مورد نیاز انجام بقیه کار توسط دیگران به پروژه‌های بعدی برسید. باز هم تأکید می‌کنیم که در حد امکان پروژه‌های کمتری در یک روز انجام دهید.